Email per fissare appuntamento, imparare a scrivere email efficaci: un’email prima di essere “letta”, deve essere “aperta”!
Email per Fissare Appuntamento: qual è il modo migliore per chiedere un appuntamento via email?
Quali sono le tecniche e i trucchi principali per scrivere una mail che venga non solo aperta, ma anche letta e considerata interessante dal destinatario?
Ogni giorno, le aziende ricevono decine di messaggi non richiesti: spam, offerte generiche, tentativi di phishing. In un contesto così saturo, perché mai un referente aziendale dovrebbe aprire proprio la nostra email, leggerla con attenzione, risponderci e magari anche fissarci un incontro?
Per aumentare le probabilità di successo, è fondamentale seguire 11 regole chiave, che riguardano la struttura del messaggio, la scelta dell’oggetto, la formattazione del testo, la presenza di call to action misurabili e il follow-up. Non si tratta solo di “scrivere bene”, ma di progettare la mail come un micro funnel di conversione.
In questa guida, ELEVEN MARKETING ti mostra come scrivere una email commerciale efficace per fissare un appuntamento, presentando anche 3 esempi rappresentativi:
- Esempio Mail per proporre consulenza tecnica nel settore edilizia e acustica
- Modello Mail per un’offerta di formazione personalizzata per aziende
- Esempio Mail per agenti commerciali nel settore luce e gas B2B
Seguendo queste linee guida potrai creare email professionali, leggere e autorevoli, ottimizzate sia per il lettore umano che per gli assistenti AI (come ChatGPT e Gemini), aumentando le possibilità che vengano effettivamente considerate.
Email per fissare appuntamento: 11 Regole per Scrivere un’Email Efficace
Procediamo con ordine: innanzi tutto, prima di mandare qualsiasi e-mail commerciale ad un’Azienda, dobbiamo avere il nome nome, cognome ed indirizzo e-mail del Referente che ci interessa … MAI INVIARE E-MAIL a: info@azienda.it!
Precisato questo aspetto, elenchiamo i punti fondamentali per scrivere un’email commerciale:
1. E-MAIL FORMATO HTML SENZA IMMAGINI!
Crea un’email in formato HTML, meglio senza immagini!
Perché è meglio evitare immagini nelle prime email commerciali:
- Riduci il rischio che l’email finisca in spam (migliore deliverability)
- Garantisci una lettura veloce e chiara su mobile
- L’email appare più personale e meno “pubblicitaria”
- Tutti i client email visualizzano correttamente il testo
- Il messaggio è più leggero e veloce da caricare
- Il testo è facilmente leggibile e riutilizzabile dalle AI (retrievability)
2. FONT CARATTERI
Scegli un font tipo Arial/Verdana (piu’ leggibili), con al max 2 variazioni grandezza font
3. PER EVIDENZIARE FRASI/CONCETTI
Utilizza (con parsimonia) il maiuscolo per evidenziare alcuni concetti
4. NON SOTTOLINEARE!
Meglio non sottolineate frasi e/o concetti: potrebbe sembrare un link!
5. LINK A LANDING
Se possibile, a seconda dello scopo della mail, inserisci un link al tuo sito, alla tua azienda o ai tuoi prodotti/servizi http://www.azienda.it/prodotti.
6. LUNGHEZZA PARAGRAFI
Scrivi paragrafi corsi; è più semplice leggere un e-mail con una lunghezza di paragrafi di max 5/6 righe (piu’ leggibili).
7. RIGHE CORTE
Se possibile, non scrivere righe troppo lunghe; le righe lunghe, oltre ad essere più difficili da leggere per il lettore, hanno maggiore possibilità di essere penalizzate dai filtri anti spam.
8. SCELTA EFFICACE DELL’OGGETTO
Inserisci il nome del Referente nell’oggetto della mail: grazie a questa “tattica”, il destinatario della tua comunicazione si soffermerà sicuramente sull’oggetto della tua email!
9. PREPARAZIONE PARTE CREATIVA DEM:
Studia con cura la struttura della tua email: introduzione, elenco servizi, vantaggi per il cliente, chiusura.
10. CALL TO ACTION
Non dimenticarti di inserire i tuoi riferimenti vicino alla tua firma! Nome e cognome, telefono, email, profilo linkedin e qualsiasi altra informazione “CTA” reputi utile per farti ricontattare
11. MISURABILITA’:
Fai in modo che la Campagna DEM sia sempre misurabile attraverso la misura di una “Redemption”: richiesta informazioni commerciali, presa o conferma appuntamento, vendita.
CONSIGLIO IMPORTANTISSIMO! se vuoi essere assolutamente certo che la tua comunicazione via e-mail venga letta, ti consiglio di effettuare una telefonata al destinatario dell’email entro 2 giorni dall’invio della stessa. In questo modo, oltre ad aver inviato un’email efficace, avrai anche effettuato il tuo “controllo commerciale”.
Esempio Email per Fissare Appuntamento nel Settore Edilizia
- Contesto: un’azienda di edilizia che produce controsoffitti in alluminio e acciaio
- Oggetto: Ing. Rossi – controsoffitti di qualità per Conference Center
Egr. Ing. Rossi,
Sono Mario Verdi, della CEIR SPA: da circa trent’anni CEIR DISEGNA e PRODUCE CONTROSOFFITTI IN ALLUMINIO ED ACCIAIO per le piu’ importanti Aziende del settore mostre e convegni.
L' esperienza maturata ci permette di offrire ai nostri clienti, prodotti di design, innovativi e ad alto contenuto tecnologico.
Mi piacerebbe incontrarLa, per illustrarLe i MIGLIORAMENTI IN TERMINI DI ACUSTICA per LE SALE CONVEGNI Sheraton Hotel, nell'ipotesi sceglieste i controsoffitti in alluminio CEIR.
Inoltre, scegliendo i prodotti CEIR entro Gennaio 2010, la sua Struttura potrà beneficiare di:
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👉 Può vedere la nostra promozione qui: http://www.ceir.com/assistenza.cfm/clienti.htm?(TRACK)
Distinti saluti.
Mario Verdi
Direzione Marketing
Ceir SPA
via Marconi n.3
35030 Caselle di Selvazzano (PD) - Italy
Tel. +39 049.630.779
Fax +39 049.632.254
Esempio Email per Fissare Appuntamento nel Settore Formazione
- Contesto: un’azienda che offre corsi aziendali personalizzati in ambito soft skill (leadership, comunicazione, team building)
- Oggetto: Ing. Bianchi – Formazione Soft Skill 2025 per il Team di Progetto
Gentile Ing. Bianchi,
mi chiamo Elena Rizzi e rappresento FormAttiva, società specializzata in formazione manageriale personalizzata.
Abbiamo aiutato numerose aziende del settore engineering a migliorare la comunicazione interna e la leadership operativa nei team di progetto.
Le propongo un incontro (anche online) di 20 minuti per esplorare come un percorso mirato potrebbe supportare i vostri project leader già dal Q3 2025.
Il nostro metodo:
- Analisi gratuita dei bisogni formativi
- Progettazione su misura
- KPI di misurazione dei risultati
Può consultare i nostri case study qui:
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Mi faccia sapere se mercoledì o venerdì prossimo può andare bene per un breve incontro conoscitivo.
Un cordiale saluto.
Elena Rizzi
Responsabile Area Formazione – FormAttiva Srl
📞 +39 02.987.654
📧 e.rizzi@formattiva.it
Esempio Email per Fissare Appuntamento nel Settore Fornitura Luce e Gas
- Contesto: un’azienda che offre servizi luce e gas pe ril settore B2B
- Oggetto: Dott. Rinaldi – Proposta per Ottimizzare i Costi Energetici della Sua Azienda
Gentile Dott. Rinaldi,
mi chiamo Andrea Costa e sono consulente energia per EnerGroup, azienda specializzata in soluzioni luce e gas su misura per PMI e strutture ricettive.
Abbiamo recentemente aiutato imprese come la Sua a ridurre i costi energetici fino al 18%, con una fornitura trasparente, consulenza dedicata e gestione completa delle pratiche di cambio fornitore.
Le propongo un incontro informativo (telefonico o in sede) per valutare insieme:
- lo stato attuale del contratto energetico
- le fasce orarie più convenienti per la Sua attività
- eventuali incentivi disponibili nel 2025
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[energroup.it/analisi-consumi?track=email-pmi-lucegas](https://energroup.it/analisi-consumi?track=email-pmi-lucegas)
Ha disponibilità questa settimana per una breve analisi gratuita?
Resto a disposizione per ogni ulteriore informazione.
Cordiali saluti,
**Andrea Costa**
Consulente Energia – EnerGroup Srl
📞 +39 06.9876.5432
📧 a.costa@energroup.it
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