Come Confermare un Appuntamento in Modo Professionale: Email o Telefono?
Perché Confermare un Appuntamento è Importante?
Se operi in ambito commerciale, ti sarà capitato più volte di dover richiamare un cliente o inviare un’email per confermare un appuntamento già fissato.
Confermare un appuntamento, sia via email che via telefono, è una pratica fondamentale per ridurre i disguidi, otimizzare il tempo e comunicare la tua professionalità.
Questa pratica, tuttavia, va gestita con strategia e attenzione: se l’interlocutore non è completamente convinto, una conferma mal formulata potrebbe trasformarsi in un rinvio o, peggio, in una cancellazione!
Quando È Consigliabile Confermare un Incontro?
Dunque, confermare un appuntamento GIA’ FISSATO con un cliente può essere è utile quando:
- L’incontro è stato fissato oltre 10 giorni prima
- È il cliente stesso a richiedere una conferma
- Il luogo dell’appuntamento è fuori sede
- Si hanno dubbi sull’interesse reale del cliente
A questo punto, dando per scontato che il tuo interlocutore sia veramente interessato alla presentazione del tuo prodotto servizio, quali sono le frasi e il format più efficaci per confermare un appuntamento?
Confermare un appuntamento via email: come promemoria dell’incontro
Avere conferma di un appuntamento via email è il metodo più discreto ed elegante, ideale per promemoria formali e B2B.
Grazie all’email, inoltre, sottolinei il concetto che l’appuntamento fissato è un appuntamento scontato, rafforzando la “value proposition aziendale” (oggetto della visita e plus della tua Azienda).
Vantaggi dell’email:
- Lascia una traccia scritta
- Rafforza i “plus” aziendali
- Riepiloga luogo, data e ora
- Trasmette affidabilità e chiarezza
L’email, inoltre, ha la funzione di promemoria: deve ricordare al referente dell’azienda che lo andrai a trovare:
- In una data precisa
- In un orario preciso
- In un luogo determinato (generalmente presso la sua Azienda).
NB: ricordati che l’appuntamento è stato fissato e che è scontato! ‘ fondamentale inserire nell’oggetto dell’email: “Salve Dott. XXXXXX: Appuntamento ELEVEN MARKETING”
Esempio di Email
IMPORTANZA OGGETTO EMAIL: Salve Dott. Rossi: Appuntamento ELEVEN MARKETING
OGGETTO: Salve Dott. Rossi: Appuntamento ELEVEN MARKETING
Egr. Dott Rossi,
sono il Dott.Elio Castellana, Titolare ELEVEN MARKETING: Consulenza Marketing per PMI (Commerciale, Marketing, Web).
Come da contatti telefonici intercorsi, Le confermo l’incontro presso la Vostra sede il giorno 3 Ottobre p.v. alle ore 16.00
per meglio presentarLe la nostra azienda e illustrarLe i nostri Servizi.
Voglia gentilmente dare conferma dell’indirizzo: Via XXXXXXXX, 10 - Roma.
Distinti saluti.
Elio Castellana – Founder & General Manager
📞 123 45678910
✉️ nome.cognome@11marketing.it
🌐 www.11marketing.it
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Confermare un incontro via telefono: come promemoria dell’appuntamento
Confermare un appuntamento via telefono è utile con i contatti più delicati o strategici; il telefono è uno strumento diretto, che consente un dialogo (e un feedback) immediato!
Generalmente, se decidi di utilizzare il telemarketing per una conferma di un appuntamento, è perchè:
- Te lo ha chiesto espressamente il referente dell’azienda target
- Hai pre-fissato un appuntamento con largo anticipo (15 giorni o addirittura 1 mese prima)
- Il luogo dell’appuntamento si trova parecchio distante dalla tua sede operativa
- Non hai la certezza assoluta che il tuo interlocutore sia interessato all’incontro
Anche in questo caso, al telefono, devi essere chiaro e conciso: vai subito “al punto”, dando l’idea di dare per scontato il vostro incontro!
Esempio di Telefonata
Buongiorno Dott Rossi,
sono il Dott.Elio Castellana, Titolare ELEVEN MARKETING: Consulenza Marketing per PMI (Commerciale, Marketing, Web).
Ci siamo sentiti la scorsa settimana .... La chiamo per confermarLe il nostro incontro presso la Vostra sede il giorno 3 Ottobre p.v. alle ore 16.00.
La ringrazio.
Buon lavoro!
Download PDF Telefonata
❓ Domande Frequenti (FAQ)
- Devo confermare sempre un appuntamento?
- No, solo in situazioni specifiche. Se l’incontro è imminente o il contatto è “freddo”, meglio evitare.
- Meglio confermare un appuntamento via email o via telefono?
- La scelta del media dipende dal contesto:
- Via email: discrezione e tracciabilità
- Via telefono: interazione immediata e umana
- Cosa scrivere nell’oggetto dell’email?
- Usa nome + brand + parola chiave: es. “Appuntamento con ELEVEN MARKETING – 3 Ottobre”
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