Come annullare o spostare un appuntamento di lavoro? 11 consigli
Frasi per disdire un appuntamento: come disdire o rinviare appuntamento di lavoro in modo gentile e professionale ?
Se lavori in ambito commerciale, ti sarà sicuramente capitato di dover annullare o spostare un incontro con un cliente; quando capita questa situazione, ci si sente sempre un pò “dispiaciuti” e si teme di non riuscire più a fissare un nuovo incontro.
Come ti comporti?
In questo articolo ti do alcuni consigli, con alcune frasi efficaci e per comunicare al tuo cliente l’annullamento dell’incontro, domandandogli contemporaneamente di fissare un nuovo appuntamento.
INDICE:
1. Comunica tempestivamente la disdetta dell’appuntamento
2. Meglio disdire l’appuntamento al telefono
3. Esempio telefonata per disdire appuntamento
4. Esempio email per disdire appuntamento
6. Scusati per ever annullato l’incontro
7. Proponi un nuovo appuntamento
8. Concludi ringraziando il tuo interlocutore
9. Richiedi conferma del nuovo incontro
10. Esempio frasi efficaci per disdire un appuntamento
11. Esempio frasi di cortesia per annullamento incontro importante
1. Frasi per disdire un appuntamento: comunica tempestivamente la disdetta dell’appuntamento!
Per disdire un appuntamento, è importante farlo nel modo più cortese e tempestivo possibile per evitare inconvenienti e problemi.
Ecco come puoi farlo:
- Preavviso tempestivo: cerca di disdire l’appuntamento il prima possibile per dare all’altra persona il tempo di pianificare altro. Se sai con anticipo che non potrai rispettarlo, comunica la tua disponibilità a cancellare l’appuntamento.
2. Trova il contatto giusto, utilizza il telefono e come seconda scelta la mail
- Trova il contatto giusto: trova il modo migliore per comunicare con la persona con cui hai fissato l’appuntamento; potresti avere il suo numero di telefono, indirizzo email o essere in contatto su una piattaforma di messaggistica.
- Se hai il telefono del tuo referente, ti consiglio di utlizzarlo! Credimi … è l’azione più “opportuna”. Grazie alla comunicazione “verbale”, infatti, risulti più credibile e puoi tentare di ri-fissare immediatamente un nuovo incontro.
- Solo nel caso non avessi il telefono (cellulare o fisso) del tuo interlocutore, ti consiglio di utilizzare l’email. La mail, ovviamente, non è un mezzo “sincrono” come il telefono, ma ti permette comunque di inviare una comunicazione “formale” che verrà sicurament lettta.
3. Esempio Telefonata per disdire appuntamento
Ecco un esempio di come potresti formulare la tua chiamata per disdire un appuntamento di lavoro al telefono:
“Buongiorno Dott. Rossi,
mi dispiace molto, ma devo disdire il nostro appuntamento di lavoro programmato per il [data] alle [orario].
[Spiega brevemente il motivo della cancellazione, ad esempio un’imprevisto familiare o un altro impegno urgente].
Mi piacerebbe rimediare e riprogrammare l’appuntamento.
Ci sarebbe un’altra data o un orario che funzionerebbero per lei?
La ringrazio per la comprensione.
4. Esempio mail per disdire appuntamento
Oggetto: Egr. Dott. Rossi: disdetta nostro appuntamento causa imprevisto
Egr. Dott. Rossi,
Mi dispiace molto ma devo disdire il nostro appuntamento di lavoro precedentemente programmato per il [data] alle [orario].
La situazione che sto affrontando al momento [spiega brevemente il motivo della cancellazione, come un impegno improvviso o una questione urgente] rende impossibile per me partecipare al nostro incontro.
Mi scuso sinceramente per il disagio che questa cancellazione può averle causato e per le variazioni che ciò può comportare al suo programma.
Tuttavia, sono ancora molto interessato/a a collaborare con lei e a discutere dei dettagli del nostro progetto o dell’appuntamento di lavoro. Vorrei quindi suggerire di rimandare l’appuntamento a una data futura che possa essere comoda per entrambi.
Alcune date alternative che potrebbero funzionare per me sono [elencare alcune date o periodi di tempo].
Cortesemente mi faccia sapere se una di queste date le andrà bene, o se ha una data alternativa in mente che preferisce.
Grazie mille e rimango a tua disposizione per qualsiasi ulteriore comunicazione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tuo Numero di Telefono (opzionale)]
[Tua Email]
5. Comunicazione chiara: vai subito “al punto”
- Comunicazione chiara: sii chiaro nella tua comunicazione. Dì esplicitamente che devi disdire l’appuntamento e spiega la ragione, se lo ritieni
Esempio, potresti dire: “Dott. Rossi, mi dispiace, ma devo disdire l’appuntamento per [motivo specifico]”.
6. Frasi per disdire un appuntamento: mostra comprensione e scusati per l’inconveniente
- Riconoscimento e scuse: mostra comprensione e scusati per l’inconveniente che la tua cancellazione potrebbe causare.
Esempio: “Dott. Rossi, mi dispiace per l’inconveniente che ciò potrebbe causare”.
7. Frasi per disdire un appuntamento: proposta di un nuovo appuntamento
- Proposta di un nuovo appuntamento (se appropriato): se desideri ancora incontrare la persona, potresti suggerire una nuova data e ora in cui potreste riorganizzare l’appuntamento. Se sei un Commerciale, te lo consiglio vivamente! Potresti NON aver euna nuova occasione per rifissare un nuovo incontro … dopotutto, se tu che sei “in difetto”!
Esempio: “Dott. Rossi, sarei felice di fissare un nuovo appuntamento. Le andrebbe bene [proposta di data e ora]?”.
8. Frasi per disdire un appuntamento: concludi ringraziando
È importante essere rispettosi e cortesi quando si disdice un appuntamento, in modo da mantenere una buona relazione con l’altra persona.
- Ringraziamento: concludi il messaggio o la comunicazione ringraziando la persona per la sua comprensione e flessibilità.
Esempio: “Dott. Rossi la ringrazio per la tua comprensione”.
9. Conferma:
- Assicurati di ricevere una conferma dalla persona dell’avvenuta cancellazione e, se appropriato, della nuova data proposta!
Esempio: “Cortesemente, Dott. Rossi, mi conferma questa data _________________ per il nuovo appuntamento? “
10. Frasi efficaci da utilizzare per annullare un appuntamento, fissandone uno nuovo
Ecco alcune frasi che puoi utilizzare per disdire un appuntamento in modo cortese e chiaro:
- “Mi dispiace, ma devo annullare il nostro appuntamento previsto per [data e ora] a causa di un’imprevista conflittualità di impegni.Posso suggerirle un’altra data?”
- “Purtroppo, non riesco a rispettare il nostro appuntamento per [motivo specifico]. Mi scuso per l’inconveniente. Possiamo riorganizzarlo?”
- “C’è stato un cambiamento nei miei piani e non sarò in grado di partecipare all’appuntamento che avevamo concordato per [data e ora]. Possiamo trovare un’altra data che vada bene per entrambi?”
- “Ho avuto un contrattempo imprevisto e non potrò essere presente all’appuntamento programmato per [data e ora]. Chiedo scusa per la mia cancellazione improvvisa.”
- “Purtroppo, a causa di circostanze impreviste, non potrò partecipare all’appuntamento che avevamo fissato per [data e ora]. Sarò felice di organizzare un nuovo incontro quando sarò disponibile.”
- “Mi dispiace, ma ho bisogno di cancellare il nostro appuntamento di [data e ora] a causa di un imprevisto. Posso suggerire un’altra data che ci possa andare bene?”
- “A malincuore, devo disdire il nostro appuntamento in programma per [data e ora]. Si è verificata una situazione urgente che richiede la mia attenzione. Possiamo rimandare l’incontro?”
- “Cari [nome o nome dell’organizzazione], mi dispiace per l’inconveniente, ma non sarò in grado di partecipare all’appuntamento previsto per [data e ora]. Sarà possibile pianificare un’altra data?”
- “Ho dovuto rivedere i miei impegni e purtroppo non potrò onorare l’appuntamento che avevamo fissato per [data e ora]. Posso chiedere di rimandarlo?”
- “A causa di un’imprevista sovrapposizione di impegni, dovrò annullare il nostro appuntamento per [data e ora]. Mi scuso sinceramente e spero che possiamo trovare un’alternativa.”
Ecco altre frasi per disdire un appuntamento di lavoro in modo gentile e professionale:
- “Mi dispiace informarla che non potrò presentarmi all’appuntamento fissato per il [data] alle [ora] per motivi imprevisti.”
- “Mi trovo costretto ad annullare l’appuntamento fissato per il [data] alle [ora] per un imprevisto.”
- “Con mio grande rammarico, devo disdire l’appuntamento fissato per il [data] alle [ora].”
- “Mi scuso per l’inconveniente, ma non potrò essere presente all’appuntamento fissato per il [data] alle [ora].”
- “Purtroppo, a causa di un imprevisto, non potrò partecipare all’appuntamento fissato per il [data] alle [ora].”
11. Esempi di frasi “di cortesia” per l’annulamento di un incontro importante:
Ricorda che è importante comunicare la disdetta con la massima tempestività, in modo da consentire all’altra persona di riorganizzare i propri impegni.
Se possibile, è preferibile fornire una spiegazione generica del motivo della disdetta, senza entrare troppo nei dettagli. In questo modo, si evita di creare aspettative o confusione.
Se l’appuntamento è particolarmente importante, è possibile offrire una ricompensa o un gesto di cortesia per scusarsi del disagio arrecato.
Esempi: puoi proporre di fissare un nuovo appuntamento in un momento più opportuno, o di dare un rimborso per eventuali spese già sostenute.
Esempi di frasi che si possono utilizzare per offrire una ricompensa o un gesto di cortesia:
- “Mi scuso ancora per l’inconveniente. Non appena possibile, vi ricontatterò per fissare un nuovo appuntamento.”
- “Per scusarci per il disagio arrecato, vi offriamo un buono sconto del 10% sul vostro prossimo acquisto.”
- “Ci dispiace molto per l’inconveniente. Vi invieremo un rimborso per le spese di viaggio sostenute.”
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