Come scrivere email efficaci nel 2025: per collaboratori, clienti e fornitori
Come scrivere email aziendali? Come scrivere email chiare ed efficaci per collaboratori, clienti e fornitori nel 2025?
In questo articolo ti spiego come realizzare email aziendali chiare ed efficaci, utili sia per la comunicazione interna (per relazionarsi con collaboratori e colleghi) che per la comunicazione esterna (per comunicare con clienti e fornitori).
Qualsiasi sia il tuo ruolo: Responsabile Amministrativo, Responsabile Acquisti, Direttore Commerciale, Agente/Venditore, l’email è ancora lo strumento più utilizzato per le comunicazioni in azienda e deve essere utilizzata in maniera corretta.
INDICE DEGLI ARGOMENTI:
- CARATTERISTICHE, VANTAGGI E SVANTAGGI DELL’EMAIL
- 11 ELEMENTI CHIAVE PER UN’EMAIL DI SUCCESSO
- SCRIVERE EMAIL CHE RISPETTINO UNA LUNGHEZZA DETERMIANTA
- ESEMPIO EMAIL AZIENDALI INTERNE
- ESEMPIO EMAIL AZIENDALI ESTERNE (EMAIL COMMERCIALE)
- ESEMPIO EMAIL AZIENDALI ESTERNE (EMAIL A FORNITORE)
- TENDENZE 2025 PER LA SCRITTURA DI EMAIL AZIENDALI
1. Caratteristiche, vantaggi e svantaggi dell’email:
Come è noto, l’email è ancora lo strumento più importante per le comunicazioni aziendali; l’email, tuttavia, presenta dei vantaggi e degli svantaggi.
PRINCIPALI VANTAGGI DELL’EMAIL:
la mail è quello strumento di comunicazione “formale”, che “scandisce” le comunicazioni aziendali (soprattutto quelle interne), tenendo “traccia” di tutte le conversazioni scritte tra i vari livelli d’impresa: dal “corporate”, passando per i “capi intermedi”, fino alla rete vendita. L’email è uno strumento semplicissimo da utilizzare, da qualsiasi persona, in qualsiasi luogo e sul qualsiasi device: laptop, desktop, mobile, ecc …
In qualità di strumento di comunicazione “formale”, la mail DEVE essere scritta in maniera corretta, sia nella “sostanza”, che nella “forma”, evitando errori di battitura e di ortografia.
Nella “sostanza“, perchè il testo (il contenuto del messaggio, cioè la dimensione verbale) dell’email, deve essere chiaro, coinciso e non troppo lungo; nella “forma”, perchè la tipologa di carattere (font), le dimensioni, i colori, i riferimenti di chi scrive e gli allegati, devono rispettare determinati accorgimenti.
SVANTAGGI DELL’EMAIL:
l’email è uno strumento di comunicazione “ASCINCRONO“: quando invii una email, difficilmente il tuo destinatario ti risponde in tempo reale. A seconda della tipologia e dell’urgenza dell’email, infatti, la risposta alla tua email potrebbe arrivare dopo pochi minuti, dopo alcuni gioni …. o addiruttura non arrivare mai!
Come supplire a questo punto di debolezza? Rafforzando l’invio dell’email con altri strumenti di comunicazione “SINCRONA“, come il telefono e il messaggio tramite WhatsApp.
Infatti, grazie all’ “immediatezza” del telefono, è possibile accertarsi dell’arrivo/lettura di una determinata email, verificando che la stessa sia stata effettivamente letta.
Anche WhatsApp è un’ottimo strumento di follow-up che può valorizzare la comunicazione via email, poichè (pur non essendo perfettamente “SINCRONO” come il telefono) permette di verificare quasi in “real time”, la conferma ricezione di una determinata email da parte di un destinatario.
2. Come scrivere email aziendali: 11 elementi chiave di un’email di successo
Quali sono gli elementi chiave per la creazione di un’email aziendale di successo?
Prima di elencare i fattori più importanti per la scrittura di un’email aziendale, ricorda di suddividere il testo dell’email in: “oggetto”, “apertura”, “corpo centrale”, “chiusura” e “call to action”.
1. Invia l’email all’indirizzo corretto del destinatario
- Invia l’email sempre all’interessato del messaggio: nome.cognome@azienda.it.
- NON inviare mai email a indirizzi generici tipo “info@azienda.it“, soprattutto nel caso di invio di email commerciali.
2. Inserisci un oggetto personalizzato e coinvolgente
- Inserire un oggetto coinvolgente: con nome del ricevente e argomento oggetto dell’email (in questo modo puoi incrementare notevolmente i tassi di apertura).
- Esempio: “Appuntamento confermato: Strategie di Marketing 2025”
3. Crea un’apertura professionale
- Formula di saluto adatta al contesto (formale o amichevole):
- Esempio: “Gentile Dott. Rossi”, “Buongiorno Luca,”.
4. Corpo del Testo
- Sintetico: massimo 2-3 paragrafi brevi.
- Chiaro: una sola idea principale per email.
- Orientato all’azione: “Ti propongo di fissare un incontro entro venerdì. Ti va bene?”
5. Chiusura e Call to Action
- Riepilogo dell’obiettivo.
- Firma con riferimenti di contatto chiari.
- Esempio: “Resto a disposizione per ogni chiarimento. In attesa di un tuo riscontro, ti auguro una buona giornata.”
Oltre alla sostanza, anche la “formattazione” è un’aspetto determinante per realizzare un’email efficace:
6. Scegli formato HTML (possibilmente senza allegati)
- Meglio email in formato HTML (quelle di “default”) SENZA ALLEGATI (soprattutto se è un’email per la presa appuntamento in presenza o in video call)
7. Scegli font più leggibili
- Cerca di scegliere font più leggibili, tipo Verdana o Arial
8. Utilizza grasseoo con parsimonia ed evita maiuscolo
- Meglio non usare il maiuscolo, utilizzando invece il “grassetto”, per evidenziare concetti importanti.
9. Meglio righe “corte”
- Meglio scrivere righe “corte” che non superino la metà dello schermo, in modo da rendere più agevole la lettura dei paragrafi/concetti
10. Non sottolineare parole/frasi
- Non sottolineare parole/frasi, perchè potrebbero sembrare dei link
11. Inserire call to action
- Inserire alla fine dell’email un “invito all’azione”, con i tuoi riferimenti ed eventualmente il link al sito o alla pagina che vuoi far visitare al destinatario della comunicazione,
3. Come scrivere email aziendali: email di una lunghezza “corretta”
Un’email “breve”, “chiara” e “concisa” è un’email che oltre ad essere scritta e “formatta” correttamente, è un’email che rispetta una determinata “lunghezza”.
Utizzando questo “tool conta caratteri“, possiamo progettare un testo di prova (“lorem ipsum”) dalle seguenti caratteristiche:
- 282 Caratteri
- 1099 Caratteri (spazi esclusi)
- 188 Parole
- 5 Frasi
- 12 Paragrafi
- 51 sec Tempo di lettura
EMAIL APERTA SU PC DESKTOP: NESSUNO “SCROLL” DEL MOUSE
Nell’immagine qui sopra, puoi notare come il testo di questa email “lorem ipsum” entri perfettamente nello schermo di un device “PC desktop”, senza effettuare alcuno “scroll” del mouse per poter leggere tutto il contenuto dell’email.
Perchè è importante scrivere email di questa lunghezza?
Perchè il lettore potrà immediatamente rendersi conto della lunghezza dell’email che ha appena aperto e sarà più propenso a leggerla tutta! Inoltre, realizzando un’email di questa lunghezza, sarai anche più sicuro che sia letta sui dispositivi mobili come gli smartphone.
Nelle immagini che seguono, puoi vedere un esempio della stessa email di prova, visualizzata su uno smartphone che accede da GMAIL e su un dispositivo mobile che riceve lo sesso messaggio via WhatsApp.
In entrambi i casi, con appena uno “scroll” da smartphone, è possibile leggere il testo del messaggio:
TESTO EMAIL APERTO SU GMAIL DA SMARTPHONE: UNO “SCROLL DEL MOUSE”
TESTO EMAIL APERTO SU WHATSAPP DA SMARTPHONE: UNO “SCROLL DEL MOUSE”
Nei prossimi parafragi, seguendo i consigli fin qui suggeriti, facciamo degli esempi su come scrivere email aziendali efficaci: corretta formattazione (lunghezza righe, ampiezza paragrafi, grassetto, call to action …), oggetto efficace, lunghezza corretta, introduzione, parte centrale, call to action, ecc …
4. Esempio email aziendali interne: esempio email ad agenti/venditori
Esempio 1: Email inviata da Capo Area a rete vendita (Agenti esterni) pe rinvito evento
OGGETTO: Buongiorno Andrea: importante seminario “Management e Tecniche di Vendita”
Buongiorno Andrea,
ti scrivo per informarti che il 17 Gennaio dalle ore 10,00 alle ore 12,00
ci sarà il seminario "nostra Azienda" sul "Management e Tecniche di Vendita".
Mi piacerebbe invitarti a questo evento formativo, perché ti permetterebbe
di apprendere nuove tecniche di merchanising e comunicazione, utili
a migliorare il tuo fatturato, il margine commerciale e la tua “fee”.
Durante l’incontro ci sarà anche un piacevole coffee break con i tuoi colleghi d’Area.
Se cortesemente mi confermi la tua presenza entro oggi, in modo che io possa
Organizzare al meglio l’evento.
Ti ringrazio
Alberto Rossi, Capo Area (Azienda)
Telefono
Web
Esempio 2: Email inviata da Capo Area a Venditore (dipendente)
OGGETTO: Buongiorno Michele: viceo-call per discussione chiusura tuo quarter
Buongiorno Michele,
ti scrivo perché dobbiamo fissare una call/appuntamento per discutere i risultati
della chiusura del tuo quarter.
Come già sai, quest’anno la nostra Area ha raggiunto degli ottimi risultati ed è
arrivato il momento di discutere insieme i dati e i KPI che abbiamo condiviso
durante questi mesi.
Agenda alla mano, pensavo di effettuare la nostra call in uno dei seguenti slot:
• Lunedì 23 Dicembre (mattinata)
• Mercoledì 27 (pomeriggio)
Cortesemente, se entro l oggi, mi confermi la data che preferisci.
Ti ringrazio in anticipo
Alberto Rossi, Capo Area (Azienda)
Telefono
Web
5. Esempio email aziendali esterne: email a cliente potenziale per presa appuntamento
Esempio 3: Email inviata da Commerciale a cliente epotenziale
OGGETTO: Buongiorno Sig. Verdi: appuntamento con Beauty Style Spa
Egr. Sig. Verdi,
sono Mario Rossi, Resp. Commerciale di Beauty Style Spa: le scrivo perché
conosco la sua catena di Centri Benessere è vorrei incontrarla per presentarle
la nostra proposta servizi 2023, che potrebbe essere particolarmente interessante
per la sua Azienda.
Dal 2023, infatti, oltre ai nostri prodotti a marchio, offriamo sessioni formative
per i collaboratori di sala, finalizzate ad incrementare le vendite dei nostri prodotti
e a migliorare la comunicazione efficace con il cliente.
La contatto nei prossimi giorni, in modo da fissare, in base alla sua disponibilità,
la prima data utile per il nostro incontro.
Cordiali saluti
Mario Rossi, Resp. Commerciale (Azienda)
Telefono
6. Esempio email aziendali esterne: email a fornitore per fissare video call
Esempio 4: email inviata a fornitore per listinoi prezzi 2025
OGGETTO: Collaborazione con Eleven Marketing: richiesta aggiornamento listino 2025
Egr. Sig. Bianchi,
sono Luca Fontana, Responsabile Acquisti di Eleven Marketing.
Le scrivo perché collaboriamo con la vostra azienda da diversi anni con ottimi risultati e desidero aggiornarci sulle novità relative ai vostri servizi per il 2025.
- In particolare, saremmo interessati a conoscere:
- eventuali aggiornamenti sui listini prezzi
- nuovi servizi o condizioni commerciali dedicate ai partner storici
- tempistiche e modalità di consegna aggiornate
Se possibile, mi piacerebbe fissare una breve call nei prossimi giorni per confrontarci e pianificare insieme le prossime forniture.
Resto a disposizione per concordare una data e un orario a lei più comodi.
Cordiali saluti,
Luca Fontana – Resp. Acquisti Eleven Marketing
Telefono: 0123-456789
Email: l.fontana@elevenmarketing.it
Web: www.elevenmarketing.it
Tendenze 2025: Come Cambia la Scrittura delle Email Aziendali
Nel 2025, la scrittura delle email aziendali evolve verso un approccio sempre più personalizzato e intelligente.
Grazie all’integrazione dell’Intelligenza Artificiale, le aziende possono oggi adattare dinamicamente tono, struttura e contenuti delle loro comunicazioni in base al profilo del destinatario.
Strumenti avanzati di AI permettono di analizzare preferenze, stili di lettura e comportamenti, suggerendo come ottimizzare ogni email in modo strategico. In particolare, l’uso corretto dell’AI ti aiuta a:
- Scegliere il tono appropriato: modulare il linguaggio in modo più formale, amichevole o motivazionale a seconda del destinatario.
- Personalizzare il contenuto: adattare l’oggetto, l’apertura e il corpo del messaggio per renderli più pertinenti e coinvolgenti.
- Ottimizzare la lunghezza: proporre email sintetiche o più dettagliate in base al tipo di relazione con il destinatario.
- Suggerire call to action mirate: inserire inviti all’azione più efficaci, in linea con gli obiettivi di comunicazione.
- Migliorare il tempismo di invio: analizzare i momenti migliori della giornata o della settimana per ottenere maggiore attenzione.
In questo nuovo scenario, la semplice scrittura standardizzata lascia spazio a email realmente su misura, capaci di creare connessioni più autentiche, migliorare il tasso di risposta e rafforzare la relazione con clienti, fornitori e collaboratori.
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