Come scrivere email aziendali: per la comunicazione interna ed esterna

Impara a scrivere email chiare ed efficaci per i tuoi collaboratori e i tuoi clienti

Come scrivere email aziendali: per la comunicazione interna ed esterna

Come scrivere email aziendali?

In questo articolo ti spiego come realizzare email aziendali chiare ed efficaci, utili sia per la comunicazione interna (per relazionarsi con collaboratori e colleghi) che per la comunicazione esterna (per comunicare con clienti e fornitori).

Qualsiasi sia il tuo ruolo: Responsabile Amministrativo, Responsabile Acquisti, Direttore Commerciale, Agente/Venditore, l’email è ancora lo strumento più utilizzato per le comunicazioni in azienda e deve essere utilizzata in maniera corretta.

In questa pagina trattiamo i seuenti argomenti:

1. Caratteristiche, vantaggi e svantaggi dell’email:

Come è noto, l’email è ancora lo strumento più importante per le comunicazioni aziendali; l’email, tuttavia, presenta dei vantaggi e degli svantaggi.

PRINCIPALI VANTAGGI DELL’EMAIL:

la mail è quello strumento di comunicazione “formale”, che “scandisce” le comunicazioni aziendali (soprattutto quelle interne), tenendo “traccia” di tutte le conversazioni scritte tra i vari livelli d’impresa: dal “corporate”, passando per i “capi intermedi”, fino alla rete vendita. L’email è uno strumento semplicissimo da utilizzare, da qualsiasi persona, in qualsiasi luogo e sul qualsiasi device: laptop, desktop, mobile, ecc …

In qualità di strumento di comunicazione “formale”, la mail DEVE essere scritta in maniera corretta, sia nella “sostanza”, che nella “forma”, evitando errori di battitura e di ortografia.

Nella “sostanza, perchè il testo (il contenuto del messaggio, cioè la dimensione verbale) dell’email, deve essere chiaro, coinciso e non troppo lungo; nella “forma”, perchè la tipologa di carattere (font), le dimensioni, i colori, i riferimenti di chi scrive e gli allegati, devono rispettare determinati accorgimenti.

SVANTAGGI DELL’EMAIL:

l’email è uno strumento di comunicazione “ASCINCRONO“: quando invii una email, difficilmente il tuo destinatario ti risponde in tempo reale. A seconda della tipologia e dell’urgenza dell’email, infatti, la risposta alla tua email potrebbe arrivare dopo pochi minuti, dopo alcuni gioni …. o addiruttura non arrivare mai!

Come supplire a questo punto di debolezza? Rafforzando l’invio dell’email con altri strumenti di comunicazione “SINCRONA“, come il telefono e il messaggio tramite WhatsApp.

Infatti, grazie all’ “immediatezza” del telefono, è possibile accertarsi dell’arrivo/lettura di una determinata email, verificando che la stessa sia stata effettivamente letta.

Anche WhatsApp è un’ottimo strumento di follow-up che può valorizzare la comunicazione via email, poichè (pur non essendo perfettamente “SINCRONO” come il telefono) permette di verificare quasi in “real time”, la conferma ricezione di una determinata email da parte di un destinatario.

2. Come scrivere email aziendali: regole generali per la corretta formattazione dell’email

Come già anticipato in diversi articoli per la creazione di email vincenti, è fondamentale:

  1. indirizzare l’email sempre all’interessato del messaggio: nome.cognome@azienda.it. NON inviare mai email a indirizzi generici tipo “info@azienda.it“, soprattutto nel caso di invio di email commerciali.
  2. Inserire un oggetto personalizzato: con nome del ricevente e argomento oggetto dell’email (in questo modo puoi incrementare notevolmente i tassi di apertura).

Altre importanti regole da seguire sono:

  • Meglio email in formato HTML (quelle di “default”) SENZA ALLEGATI.
  • Sono consigliati font Verdana/Arial (più leggibili) con una dimensione almeno di 11px.
  • Meglio non usare il maiuscolo, utilizzando invece il “grassetto”, per evidenziare concetti importanti.
  • Non evidenzire frasi e concetti (per non confondere il lettore con “finti” link).
  • Suddividere il testo dell’email in: “oggetto”, “apertura”, “corpo centrale”, “chiusura” e “call to action”.
  • Dividere il corpo dell’email in paragrafi di 3/4 righe massimo, in modo da facilitare la lettura della comunicazione.
  • Scrivere righe “corte” che non superino la metà dello schermo, in modo da rendere più agevole la lettura delle singole righe.
  • Inserire un “call to action” (firma e riferimenti) in modo corretto e con colori adeguati.

3. Come scrivere email aziendali: email di una lunghezza “corretta”

Un’email “breve”, “chiara” e “concisa” è un’email che oltre ad essere scritta e “formatta” correttamente, è un’email che rispetta una determinata “lunghezza”.

Utizzando questo tool conta caratteri, possiamo progettare un testo di prova (“lorem ipsum”) dalle seguenti caratteristiche:

  • 282 Caratteri
  • 1099 Caratteri (spazi esclusi)
  • 188 Parole
  • 5 Frasi
  • 12 Paragrafi
  • 51 sec Tempo di lettura

EMAIL APERTA SU PC DESKTOP: NESSUNO “SCROLL” DEL MOUSE

Come scrivere email aziendali su uno schemro desktop
ESEMPIO EMAIL VISUALIZZATOA SU SCHERMO DESKTOP

Nell’immagine qui sopra, puoi notare come il testo di questa email “lorem ipsum” entri perfettamente nello schermo di un device “PC desktop”, senza effettuare alcuno “scroll” del mouse per poter leggere tutto il contenuto dell’email.

Perchè è importante scrivere email di questa lunghezza?

Perchè il lettore potrà immediatamente rendersi conto della lunghezza dell’email che ha appena aperto e sarà più propenso a leggerla tutta! Inoltre, realizzando un’email di questa lunghezza, sarai anche più sicuro che sia letta sui dispositivi mobili come gli smartphone.

Nelle immagini che seguono, puoi vedere un esempio della stessa email di prova, visualizzata su uno smartphone che accede da GMAIL e su un dispositivo mobile che riceve lo sesso messaggio via WhatsApp.

In entrambi i casi, con appena uno “scroll” da smartphone, è possibile leggere il testo del messaggio:

TESTO EMAIL APERTO SU GMAIL DA SMARTPHONE: UNO “SCROLL DEL MOUSE”

TESTO EMAIL APERTO DA GMAIL MOBILE 1
TESTO EMAIL APERTO DA GMAIL MOBILE 2

TESTO EMAIL APERTO SU WHATSAPP DA SMARTPHONE: UNO “SCROLL DEL MOUSE”

scrivere email aziendali e inoltrarle via WhatsApp
TESTO EMAIL INVIATO VIA WHATSAPP 1
come scrivere email aziendali e inviarle via WhatsApp
TESTO EMAIL INVIATO VIA WHATSAPP 2

Nei prossimi parafragi, seguendo i consigli fin qui suggeriti, facciamo degli esempi su come scrivere email aziendali efficaci: corretta formattazione (lunghezza righe, ampiezza paragrafi, grassetto, call to action …), oggetto efficace, lunghezza corretta, introduzione, parte centrale, call to action, ecc …

4. Esempio email aziendali interne: esempio email ad agenti/venditori

Esempio 1: Email inviata da Capo Area a rete vendita (Agenti esterni) pe rinvito evento

OGGETTO: Buongiorno Andrea: importante seminario “Management e Tecniche di Vendita”.

Buongiorno Andrea,

ti scrivo per informarti che il 17 Gennaio dalle ore 10,00 alle ore 12,00
ci sarà il seminario “nostra Azienda” sul “Management e Tecniche di Vendita”.

Mi piacerebbe invitarti a questo evento formativo, perché ti permetterebbe
di apprendere nuove tecniche di merchanising e comunicazione, utili
a migliorare il tuo fatturato, il margine commerciale e la tua “fee”.

Durante l’incontro ci sarà anche un piacevole coffee break con i tuoi colleghi d’Area.

Se cortesemente mi confermi la tua presenza entro oggi, in modo che io possa
Organizzare al meglio l’evento.

Ti ringrazio

Alberto Rossi, Capo Area (Azienda)
Telefono
Email
Web

Esempio 2: Email inviata da Capo Area a Venditore (dipendente)

OGGETTO: Buongiorno Michele: viceo-call per discussione chiusura tuo quarter.

Buongiorno Michele,

ti scrivo perché dobbiamo fissare una call/appuntamento per discutere i risultati
della chiusura del tuo quarter.

Come già sai, quest’anno la nostra Area ha raggiunto degli ottimi risultati ed è
arrivato il momento di discutere insieme i dati e i KPI che abbiamo condiviso
durante questi mesi.

Agenda alla mano, pensavo di effettuare la nostra call in uno dei seguenti slot:
• Lunedì 23 Dicembre (mattinata)
• Mercoledì 27 (pomeriggio)

Cortesemente, se entro l oggi, mi confermi la data che preferisci.

Ti ringrazio in anticipo

Alberto Rossi, Capo Area (Azienda)
Telefono
Email
Web

5. Esempio email aziendali esterne: email a cliente potenziale per presa appuntamento

Esempio 3: Email inviata da Commerciale a cliente epotenziale

OGGETTO: Buongiorno Sig. Verdi: appuntamento con Beauty Style Spa

Egr. Sig. Verdi,

sono Mario Rossi, Resp. Commerciale di Beauty Style Spa: le scrivo perché
conosco la sua catena di Centri Benessere è vorrei incontrarla per presentarle
la nostra proposta servizi 2023, che potrebbe essere particolarmente interessante
per la sua Azienda.

Dal 2023, infatti, oltre ai nostri prodotti a marchio, offriamo sessioni formative
per i collaboratori di sala
, finalizzate ad incrementare le vendite dei nostri prodotti
e a migliorare la comunicazione efficace con il cliente.

La contatto nei prossimi giorni, in modo da fissare, in base alla sua disponibilità,
la prima data utile per il nostro incontro.

Cordiali saluti

Mario Rossi, Resp. Commerciale (Azienda)
Telefono
Email
Web