Come pianificare e organizzare correttamente l’attività di vendita gestendo efficacemente il tuo tempo
Come gestire efficacemente la tua attività commerciale in funzione del tempo che hai a disposizione?
“Chi ha tempo, non aspetti tempo”, così afferma il famoso proverbio. Se Sei un Commerciale, un Venditore o un Agente di Commercio il “TEMPO” può essere un grande “alleato” oppure un terribile “tiranno”!
Scopo di questo articolo è darti qualche consiglio per migliorare la pianificazione e la gestione della tua attività commerciale.
Gestione del tempo e attività Commerciale: il “Time Management”
Prima di entrare nel dettaglio, definiamo cos’è il “Time Management”.
La Gestione del tempo (o Time management) consiste nel pianificare e controllare il tempo utilizzato per espletare specifiche attività. I principi del Time Management possono essere utilizzati anche per aumentare l’efficacia, l’ efficienza e la produttività durante le tue trattative di vendita.
In che modo? Grazie ad una corretta definizione degli obiettivi e della loro importanza in funzione di uno specifico arco temporale.
Attraverso quali strumenti? Mediante tecniche ed esercizi finalizzati a migliorare la tua capacità di:
- definire le tue priorità Commerciali,
- pianificare le tua attività di vendita,
- gestire gli imprevisti,
- eseguire più compiti (multitasking),
- delega (di alcuni compiti a colleghi),
- analisi e monitoraggio del tempo.
Gestione del tempo e attività Commerciale: 1) definire le priorità
Il primo consiglio che ti diamo è definire le priorità della tua giornata lavorativa: spesso può bastare un semplice “foglio di carta”, davanti ad un buon caffè!
Un esercizio utilissimo per definire le priorità della tua giornata lavorativa è la Matrice di Eisenhower. Questo schema è stato creato in funzione di 2 fattori:
- IMPORTANZA: un compito è definito importante se è coerente (in linea) con i tuoi obiettivi primari (in funzione del ruolo che ricopri in azienda e delle mansioni che ti sono state affidate).
- URGENZA: si riferisce ad una RICHIESTA DI ATTENZIONE immediata, in funzione di una determinata scadenza.
Esempio:
- Un cliente potenziale ti chiama per firmare un contratto (attività non prevista): falla subito!
- Un cliente attivo ti ha chiamato (tu lo hai saputo ma non sei riuscito a parlargli) per una problematica relativa al tuo servizio: decidi quando farlo … apri l’agenda e ti organizzi.
- Devi chiamare il tuo fornitore di stampa e grafica per fissare un appuntamento per ristampare i tuoi nuovi biglietti da visita: fallo dopo!
- Devi fissare un appuntamento con il tecnico dell’insegna che ha le lampade fulminate: fallo fare ai tuoi collaboratori!
Gestione del tempo e attività Commerciale: 2) pianificare le attività
Più hai tempo a disposizione e più il lavoro ti sembra importante e impegnativo …. ti capita mai? La cosa incredibile è che più tempo hai e più il tuo ritmo e la tua velocità di esecuzione diminuiscono.
Queste osservazioni sono alla base del nostro 2° esercizio: La “Legge di Parkinson”
Esempio:
- Scegli il tuo compito in base alle tue priorità.
- Individua il tempo necessario ad espletare tale compito.
- Dividi in 2 questo tempo.
- Comincia ad eseguire il compito calcolando il tempo effettivo (con il timer) che occorre per terminarlo.
3) Gestione degli imprevisti: “occhio” al multitasking!
Nella gestione del tempo e attività commerciale, il fattore “imprevisti” è sempre “dietro l’angolo” …. come gestirli? Se sei bravo nella gestione delle tue priorità e nella gestione della tua pianificazione commerciale, sarai sicuramente in grado di gestire gli imprevisti!
Di seguito ti diamo alcuni consigli, raccomandandoti, ovviamente di usare sempre il tuo “buon senso”.
- Non avere priorità ti espone molto di più agli imprevisti: datti sempre delle priorità!
- Non eseguire troppi lavori in contemporanea.
- Cerca di non lasciare lavori incompiuti.
- Se possibile, non essere troppo “perfezionista”.
- A chi deleghi?
- Incontri o meeting troppo lunghi.
Dunque:
- Meglio un lavoro alla volta, meglio il “monotasking”.
- Delega compiti solo alle persone che conosci e che reputi all’altezza.
- Impara a dire di “no” se non ne vale la pena.
