Consigli per gestire la tua agenda “vintage”
Come gestire l’agenda cartacea? Sei capace di organizzare in maniera efficace la tua agenda giornaliera, settimanale e mensile di lavoro?
In questo articolo ti do alcuni consigli per gestire correttamente la tua agenda “vintage” – la tua agenda “senza tempo”.
Probabilmente, se stai leggendo questo articolo, ti starai domandando che utilità abbia la gestione di un’agenda cartacea, quando sei “sommerso” di tool e di applicazioni digitali (tutte efficientissime) che ti ricordano sia gli appuntamenti che le scadenze lavorative.
Eppure, nonostante l’aiuto della tecnologia, imparare a gestire un’agenda cartacea è una competenza fondamentale, che può esserti molto utile nella tua attività quotidiana.
La Gestione dell’Agenda come “filosofia di vita” per poter riconoscere le “priorità”
La gestione dell’agenda è una “filosofia di vita”!
Se anche tu, come me, sei una persona che lavora tanto e allo stesso tempo pratica degli hobby e/o degli sport, devi essere in grado di organizzare bene il tuo tempo.
Proprio così, il Time Management (Gestione del Tempo) è una skill molto importante ed è strettamente legata all’organizzazione della tua agenda cartacea.
Saper gestire correttamente il tuo tempo (organizzando la tua agenda), ti permette di identificare in anticipo le “priorità“, gestendo con maggior successo le cose “urgenti” e quelle “importanti”.
Come Gestire l’Agenda Cartacea: 18 consigli
Gestire un’agenda cartacea richiede un’attenta pianificazione e ‘organizzazione.
Ecco alcuni consigli su come gestire efficacemente un’agenda cartacea:
1. Scegli l’agenda giusta (dimensioni e portabilità): scegli un’agenda che sia abbastanza grande da scrivere comodamente, ma abbastanza piccola da poter essere trasportata ovunque.
2. Layout: scegli un layout giornaliero, settimanale o mensile in base alle tue esigenze. Alcune persone preferiscono una visualizzazione settimanale per vedere l’intera settimana in un colpo d’occhio, mentre altre preferiscono una visualizzazione giornaliera per dettagli più specifici. Molto probabilmente, se sei un Commerciale, il layout giornaliero è quello più adatto a te, poichè dovrai riportare molte informazioni relative a: appuntamenti, telefonate, mail, preventivi ai tuoi clienti.
3. Sviluppa un Sistema di Organizzazione (codice colori): usa diversi colori per rappresentare diverse categorie di attività o tipi di appuntamenti
4. Simboli e Abbreviazioni: crea una lista di simboli o abbreviazioni per indicare rapidamente il tipo di attività (incontro, chiamata, scadenza, ecc.).
5. Legenda Personale: tieni una piccola legenda nella copertina o nelle prime pagine per ricordare cosa significano i tuoi codici.
6. Sii Costante: (aggiornamenti regolari): dedica un momento fisso ogni giorno o settimana per aggiornare l’agenda. Questo potrebbe essere all’inizio o alla fine della giornata, a seconda delle tue preferenze.
8. Scrivi in modo leggibile: assicurati di scrivere in modo leggibile; una scrittura disordinata potrebbe portare a confusione.
9. Pianifica in Anticipo (pianificazione Giornaliera/Settimanale/Mensile): dedica del tempo alla fine di ogni settimana o mese per pianificare le attività della settimana/mese successiva. Questo ti aiuterà a prepararti per le prossime sfide.
10. Segna Scadenze Importanti: fai un elenco di tutte le scadenze importanti e assicurati di evidenziarle nell’agenda.
11. Gestisci le priorità (evidenzia le Attività urgenti ed importanti): usa evidenziatori o sottolineature per le attività urgenti o importanti.
12. Utilizza le note: tieni uno spazio dedicato alle note per annotare idee, elenchi da fare e promemoria.
13. Mantieni l’agenda protetta (custodia): proteggi l’agenda con una custodia o una copertina rigida per evitare danni.
14. Backup: scatta foto delle pagine importanti nel caso in cui perdessi l’agenda.
15. Lascia spazi vuoti: lascia spazi vuoti per attività impreviste o per eventuali modifiche dell’agenda.
16. Pianificazione flessibile: non sovraccaricare l’agenda. Lascia spazio per pause e attività spontanee.
17. Rivisita (revisione regolare): rivedi l’agenda alla fine di ogni settimana per vedere cosa hai completato e cosa è rimasto in sospeso.
18. Riflessione: fai periodicamente una riflessione sull’efficacia del tuo sistema e apporta modifiche se necessario.
Come Gestire l’Agenda Cartacea: trova il sistema che funziona per te!
Gestire un’agenda cartacea richiede disciplina e coerenza.
Trova un sistema che funzioni per te e sii diligente nel seguirlo. Ricorda, l’agenda è uno strumento per aiutarti, quindi adattala alle tue esigenze personali e professionali.
